APSIS | Como os Softwares de Gestão Podem Transformar o Controle de Custos na Saúde

Os desafios do controle de custos na saúde são multifacetados e exigem abordagens integradas e inovadoras para serem superados. Implementar softwares de gestão pode ajudar a mitigar muitos desses desafios, proporcionando uma gestão mais eficiente e baseada em dados.

A capacidade de personalizar e automatizar diversos processos através de um software robusto, como faturamento, controle de estoque e gestão de pessoal, permite que a operadora de plano de saúde se adapte rapidamente às mudanças do mercado e demandas dos clientes, garantindo um serviço de alta qualidade e uma operação financeiramente sustentável.

Leia neste artigo sobre os principais desafios do setor para a gestão de custos em operadoras de planos de saúde e como identificar o software ideal de gestão como solução eficaz para funcionários e beneficiários.

Desafios do Controle de Custos na Saúde

O controle de custos na saúde apresenta desafios significativos para as operadoras de planos de saúde, principalmente devido à complexidade e variabilidade dos serviços prestados. Um dos principais desafios é a imprevisibilidade da demanda por serviços de saúde. As operadoras precisam estar preparadas para atender desde consultas de rotina até procedimentos complexos e emergenciais, cujos custos podem variar enormemente. A falta de previsibilidade dificulta o planejamento financeiro e a gestão eficiente dos recursos, tornando essencial a implementação de estratégias robustas de gestão de riscos e de reservas financeiras adequadas.

Outro desafio crítico é o avanço constante das tecnologias médicas e tratamentos inovadores, que, embora melhorem a qualidade do atendimento, frequentemente vêm com altos custos. A incorporação de novos medicamentos, equipamentos e procedimentos implica em despesas significativas para as operadoras, que precisam equilibrar a oferta de tratamentos de ponta com a sustentabilidade financeira. Além disso, a negociação com fornecedores e prestadores de serviços de saúde pode ser complexa, exigindo uma gestão hábil para garantir preços justos e a manutenção de uma rede de atendimento de alta qualidade.

A fraude e o uso ineficiente dos serviços de saúde representam também um grande desafio para o controle de custos. Fraudes podem ocorrer em diversas formas, desde cobranças indevidas por serviços não prestados até a utilização excessiva de procedimentos e exames desnecessários. Combater essas práticas requer investimentos em sistemas de monitoramento e auditoria, além de uma cultura organizacional focada na ética e na integridade. Adicionalmente, educar os beneficiários sobre a utilização consciente dos serviços de saúde e promover programas de prevenção e cuidados contínuos pode ajudar a reduzir os custos associados ao tratamento de condições crônicas e emergenciais, promovendo uma gestão mais eficaz dos recursos financeiros.

Como os Softwares de Gestão Ajudam no Controle de Custos

Os softwares de gestão são cruciais para o controle de custos das operadoras de planos de saúde, principalmente ao automatizar processos administrativos e operacionais. Eles reduzem significativamente a incidência de erros humanos que podem resultar em custos adicionais, como erros de faturamento ou autorizações incorretas. A automação acelera o processamento de reivindicações e reembolsos, diminuindo o tempo de espera e aumentando a eficiência operacional, o que se traduz em redução de custos administrativos e melhor utilização dos recursos disponíveis.

Além disso, esses softwares oferecem ferramentas avançadas de análise de dados e relatórios, permitindo o monitoramento contínuo dos custos associados a tratamentos, exames e internações. Através da análise de grandes volumes de dados, as operadoras podem identificar padrões de uso e tendências que podem estar contribuindo para aumentos nos custos. Essa capacidade de detecção e previsão de tendências permite que as operadoras intervenham proativamente, implementando medidas de controle de custos antes que elas se tornem excessivas. Adicionalmente, a centralização e organização dos dados facilitam as auditorias internas e externas, garantindo conformidade e identificação de áreas onde os custos podem ser otimizados.

Os softwares de gestão também melhoram a capacidade das operadoras de negociar com fornecedores e prestadores de serviços, o que é essencial para o controle de custos. Ferramentas analíticas permitem a avaliação detalhada dos contratos e o desempenho dos fornecedores, ajudando as operadoras a negociar melhores termos e condições. A gestão eficiente da rede de prestadores garante que apenas os mais eficazes e econômicos sejam mantidos, otimizando os gastos com serviços de saúde. Assim, os softwares de gestão capacitam as operadoras a planejar financeiramente com mais precisão, fazer projeções de custos e ajustar suas estratégias de controle orçamentário, resultando em uma gestão financeira mais eficaz e sustentável.

Principais Funcionalidades dos Softwares de Gestão

Os softwares de gestão para planos de saúde oferecem uma variedade de funcionalidades para facilitar o gerenciamento eficiente das operações. Conheça em resumo algumas das principais funcionalidades que esses softwares geralmente oferecem:

Cadastro de beneficiários: Permite o registro detalhado de todos os membros do plano de saúde, incluindo informações pessoais, histórico médico, cobertura, entre outros dados relevantes.

Agendamento de consultas e exames: Facilita a marcação de consultas médicas, exames e procedimentos, ajudando a otimizar o uso dos recursos disponíveis.

Controle de autorizações: Permite o gerenciamento e acompanhamento das autorizações de procedimentos médicos, garantindo que os serviços sejam prestados dentro dos limites estabelecidos pelo plano.

Faturamento e cobrança: Automatiza o processo de faturamento e cobrança, incluindo a emissão de boletos, controle de pagamentos e gestão de inadimplência.

Gestão de contratos e convênios: Permite o registro e acompanhamento dos contratos com prestadores de serviços de saúde, bem como convênios com empresas e instituições.

Controle de estoque de medicamentos e materiais médicos: Ajuda a monitorar o estoque de medicamentos e materiais médicos, garantindo o abastecimento adequado e evitando desperdícios.

Integração com sistemas de saúde: Possibilita a integração com sistemas de saúde externos, como hospitais, laboratórios e clínicas, facilitando o compartilhamento de informações e agilizando os processos.

Análise de dados e relatórios: Oferece ferramentas para análise de dados e geração de relatórios gerenciais, fornecendo insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas.

Segurança e conformidade: Garante a segurança dos dados dos beneficiários e o cumprimento das regulamentações e normas do setor de saúde, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil.

Essas são apenas algumas das principais funcionalidades dos softwares de gestão para planos de saúde, que são projetados para atender às necessidades específicas desse setor complexo e regulamentado.

Benefícios Práticos do Uso de Softwares de Gestão

O uso de softwares de gestão para planos de saúde oferece uma série de benefícios práticos que contribuem para a eficiência operacional, melhoria da qualidade dos serviços e satisfação dos clientes.Confira abaixo alguns dos benefícios mais significativos:

Automatização de Processos: Os softwares automatizam tarefas repetitivas e manuais, como cadastro de beneficiários, agendamento de consultas e faturamento, o que reduz erros e aumenta a eficiência.

Melhoria na Gestão de Recursos: Ao otimizar o agendamento de consultas, exames e procedimentos, os softwares ajudam a maximizar a utilização dos recursos disponíveis, como consultórios médicos, equipamentos e profissionais de saúde.

Redução de Custos: A automação de processos e a otimização de recursos resultam em uma redução de custos operacionais, tanto em termos de tempo quanto de recursos financeiros.

Aumento da Produtividade: Com a automatização de tarefas e a simplificação dos processos, os profissionais de saúde podem dedicar mais tempo ao atendimento dos pacientes, aumentando a produtividade e melhorando a qualidade do serviço.

Melhoria da Experiência do Cliente: O uso de softwares de gestão permite um atendimento mais ágil e eficiente, com agendamentos mais rápidos, menor tempo de espera e maior precisão no registro de informações dos pacientes, o que contribui para uma experiência mais satisfatória para os beneficiários do plano.

Melhoria na Qualidade do Atendimento: Ao facilitar o acesso às informações dos pacientes, como histórico médico e resultados de exames, os softwares de gestão ajudam os profissionais de saúde a tomar decisões mais embasadas e oferecer um atendimento mais personalizado e eficaz.

Gestão de Riscos e Conformidade: Os softwares de gestão ajudam os planos de saúde a gerenciar melhor os riscos e garantir o cumprimento das regulamentações e normas do setor, como a proteção de dados pessoais e a segurança da informação.

Tomada de Decisões Estratégicas: Com a geração de relatórios e análises de dados em tempo real, os gestores podem tomar decisões estratégicas mais informadas, identificando tendências, oportunidades de melhoria e áreas de atenção.

Escolhendo o Software de Gestão Ideal

Escolher o software de gestão ideal para planos de saúde requer uma abordagem cuidadosa e criteriosa. Em primeiro lugar, é essencial identificar as necessidades específicas da sua organização, considerando fatores como o tamanho da operação, o número de beneficiários, a complexidade dos processos e as metas de longo prazo. Em seguida, é importante avaliar as funcionalidades oferecidas pelo software em relação às suas necessidades, garantindo que ele ofereça recursos como cadastro de beneficiários, agendamento de consultas, faturamento e relatórios gerenciais.

Além disso, é fundamental considerar a usabilidade e a facilidade de integração do software com outros sistemas e dispositivos utilizados pela sua organização, como sistemas de saúde, dispositivos médicos e aplicativos móveis. A capacidade do fornecedor em fornecer suporte técnico e treinamento adequado também deve ser avaliada, pois isso garantirá uma implementação suave e uma adoção eficaz por parte da equipe.

Módulos OperaSS

A Apsis Tecnologia desenvolveu um sistema de gestão para operadoras de saúde pensado para solucionar as principais dores dos setores públicos. O sistema OperaSS já é utilizado nos municípios de Juiz de Fora (MG), Rondonópolis (MT) e Cubatão (SP), assim como é o software por trás do Copass Saúde, que possui aproximadamente 45.000 beneficiários, abrangendo os empregados, aposentados, pensionistas e seus dependentes legais, distribuídos em todo o estado de Minas

Versão mobile (aplicativo)

Da consulta à rede credenciada aos relatórios financeiros. O aplicativo próprio é 100% integrado com o sistema de gestão ERP de forma nativa. Ele traz tudo o que os beneficiários das operadoras de saúde precisam na palma da mão:

Reembolso: Cálculo e solicitação.
Rede Credenciada: Busca por médicos ou clínicas.
Financeiro: Movimentação financeira dos usuários.
Relatórios: Extratos e demonstrativos.
Carteira: Carteirinha online.
Serviços: Cálculo de reembolso, alarme de medicamentos, autorização de exames e prestadores favoritos.

Versão ERP (web)

Um sistema ERP integrado 100% Web de última geração, com interatividade excepcional e potencializado pela robusta plataforma Java EE. Acesso facilitado de qualquer navegador, com suporte completo para bancos de dados PostgreSQL e Oracle, elevando a experiência a um novo patamar.

O OperaSS oferece às operadoras 8 módulos de trabalho: